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O que é NFC-e?

NFCe é a sigla de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Este documento digital fiscal serve para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final.

O grande motivo para a existência dessa nota e para a migração da tecnologia do ECF para a NFCe, é a possibilidade de maior automatização do processo de emissão de notas e, por consequência disso, o controle do FISCO sobre os estabelecimentos comerciais.

Saber o que é NFCe é importante para os varejistas, pois apesar de ser um documento digital, na hora da concretização da venda deverá ser impresso um documento para entregar para o cliente, o DANFE-NFCe.

O que é o DANFE-NFCe?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é um comprovante que representa de forma resumida as informações que estão inseridas na NFCe, além disso, o DANFE também contém a chave de acesso e o QR Code para que o consumidor consiga acessar a nota fiscal do seu dispositivo com internet.

Para imprimir o DANFE-NFCe não é necessário contar com uma impressora fiscal (ECF), ele pode ser impresso em uma impressora comum térmica ou a laser.

Agora que já explicamos o que é NFCe e apresentamos o DANFE-NFCe, vamos falar um pouco sobre o funcionamento da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica.

Passo a passo para a emissão da NFC-e

A emissão da NFC-e é um processo bem simples, basta que você tenha as etapas bem definidas. Para isso, veja, abaixo, o passo a passo para implementar a legislação de forma segura e sem dor de cabeça:

1º passo: VERIFICAR O CADASTRO COM O ESTADO

• Estar em dia com a inscrição estadual;
• Obter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) junto à SEFAZ;
• Verificar o cronograma de obrigatoriedade e identificar em qual data sua empresa se enquadra.

2º passo: VERIFICAR SISTEMAS

• O certificado digital precisa ser o A1 ou A3. Recomenda-se o certificado A1, uma vez que o mesmo pode ser replicado nos PDV`s (caixas);
•  Ao escolher um Software emissor de NFC-e, analise se o mesmo possui backup automático das notas, se opera em contingência e se trata as rejeições da Nfc-e. Por exemplo, se é possível excluir o item rejeitado do carrinho.

3° passo: VERIFICAR INFRAESTRUTURA

• Internet – Contar com uma internet estável é sinônimo de tranquilidade na emissão de NFC-e’s. Dessa forma, sua loja minimiza as emissões em contingência, que trazem complicações para a operação do dia a dia;
• Equipamento – Computador/Tablet/Smartphone;
• Impressora – Apesar da impressão do DANFE NFC-e não ser obrigatória, caso o mesmo seja solicitado pelo cliente, o varejista deve imprimir. Além disso, em alguns ramos como supermercados, a entrega do cupom é cultural;
• Antivírus – Com a emissão da NFC-e, os caixas passam a comunicar continuamente por meio da internet, assim, a exposição a riscos e vírus é alta. Por isso, contar com um bom antivírus é essencial

4° passo: CADASTRAR OS PRODUTOS

• O cadastro de produto é um ponto importante para o bom funcionamento da NFC-e. Dessa forma, um cadastro incorreto de produtos acarreta a rejeição da nota, causando transtornos na loja. Um simples NCM inexistente é motivo para a rejeição de toda a NFC-e. Imagine se isso acontece diante de um cliente com um carrinho cheio de produtos?

5° passo: TREINAMENTO DOS OPERADORES DE CAIXA

• O processo de venda da NFC-e tem diferenças relevantes em relação ao processo da ECF. alguns processos, como a leitura X, não existem mais, outros, como a contingência e a rejeição, passam a fazer parte do dia a dia;
• Saber lidar, principalmente com as contingências e as rejeições é fundamental para a operação dos caixas da loja. Por isso, certifique que sua equipe esteja treinada para lidar com cada situação e, até mesmo, para situações inesperadas. Em uma situação, por exemplo, do cliente com o carrinho cheio e a NFC-e rejeitada, qual é o procedimento a ser adotado pelo operador de caixa? Como ele deve lidar com o cliente?

6° passo: TREINAR EQUIPE DO ESCRITÓRIO DA LOJA

• A NFC-e exige uma série de novos procedimentos que a maioria dos varejistas não estão acostumados. A equipe do escritório deverá se adaptar ao novo documento fiscal;
• São necessários controles e auditorias constantes para evitar multas e penalidades por parte do FISCO;
• Gestão de notas fiscais em contingência;
• Gestão do cadastro de produtos para evitar rejeições;
• Gestão das NFC-e’s canceladas.

Cuidados com a NFC-e – Rejeição

Após o envio da NFC-e para a SEFAZ, ela pode ser autorizada, rejeitada ou enviada em contingência. Trabalhar com rejeições faz com que a empresa opere com problemas na NFC-e, o que atrapalha todo o processo de venda.

As rejeições trazem transtornos para a operação da loja e atendimento ao cliente. Assim, quando uma NFC-e é rejeitada, o varejista recebe um prazo de 24 horas para fazer as alterações nas operações e enviá-la novamente a SEFAZ, caso esse prazo não seja cumprido, o estabelecimento fica passível de multa

A rejeição de uma nota pode acontecer por diversos fatores, como erro nos dados do varejista, do cliente ou no cadastro dos produtos. A rejeição nada mais é do que uma resposta da SEFAZ notificando o varejista de que tem algo errado em algum dado enviado na na nota e que a mesma não será autorizada até sua correção.

Evitar rejeições da NFC-e é bem simples. O cadastro dos produtos deve ser verificado e o sistema deve ser preparado para essa nova realidade. Contar com um bom software emissor e um bom contador é a melhor maneira de evitar as rejeições da NFC-e.

Com um software especializado no varejo, sua loja poderá realizar validações no cadastro de produtos. O contador orientará a equipe aos possíveis erros que causam a rejeição da NFC-e e auxiliar no modo que as informações devem ser preenchidas no cadastro de produtos.

Cuidados com a NFC-e – Contingência

Em cenários onde a empresa esteja impossibilitada de emitir as NFC-e’s em modo normal, a SEFAZ disponibiliza a opção de emissão em Contingência. Assim, é possível emitir a nota sem uma prévia autorização da SEFAZ.

Após a regularização do sistema, o estabelecimento precisa transmitir as vendas pendentes para a Secretaria da Fazenda.

A emissão em Contingência é essencial para quando houver problemas técnicos na comunicação com a SEFAZ. Esses problemas podem acontecer tanto por parte dos servidores da SEFAZ, quanto na infraestrutura da empresa.

Ao identificar a impossibilidade de conexão com a SEFAZ, o contribuinte poderá optar pela emissão off-line da NFC-e. Dessa forma, será gerado um arquivo XML da Nota Fiscal, que deverá ser salvo para e enviado à SEFAZ quando sanados os problemas de comunicação.

Após isso, as duas vias do DANFE NFC-e devem ser impressas, sendo uma do consumidor e, a outra, do estabelecimento, que deverá ser guardada até o XML ser emitido e liberado. O prazo para o envio da NFC-e emitida em contingência à SEFAZ deve ser de até 24 horas após sua emissão.

A NFC-e emitida em Contingência deve conter todos os detalhes da venda, como data, hora e a informação de que foi emitida em contingência.

Existem algumas modalidades diferentes de emissão em contingência. Antes da emissão da nota em contingência, deve-se verificar qual é aceita no estado. Veja, abaixo, as principais modalidades:

• Contingência Off-line: Nessa modalidade não é necessário o uso de série ou papel especial, um formato menos burocrático. Essa opção garante o controle do FISCO e diminui o risco operacional para o varejista. As notas devem ser enviadas para a SEFAZ até o final do primeiro dia útil após a emissão da NFC-e;
• Contingência EPEC: No modo de contingência EPEC (Evento Prévio da Emissão em Contingência) a transmissão é feita diretamente para o Ambiente da Receita Nacional. Posteriormente, quando a SEFAZ ficar disponível, as NFC-e’s devem ser retransmitidas. A empresa deve possuir conexão com a internet para que essa modalidade seja feita.

As NFC-e’s possuem uma numeração sequencial. Quando a nota é emitida em contingência, ela não é enviada para ser autorizada pela SEFAZ. Assim, no envio das obrigações acessórias, como o SPED, haverá um salto na numeração das notas.

Caso a situação não seja regularizada, sua empresa será autuada, podendo implicar multas altíssimas ao estabelecimento.

Tome como regra a emissão das notas com autorização em tempo real. A emissão de uma NFC-e em contingência deve ser tratada como exceção. Caso o FISCO perceba que o estabelecimento utiliza a emissão de NFC-e de maneira exagerada e sem justificativa, o órgão pode pedir esclarecimentos e até mesmo restringir o uso dessa modalidade

Vantagens da NFCe

Esse tipo de nota fiscal proporciona diversas vantagens para o varejista, vamos apresentar as principais:

Economia: principalmente com relação ao uso de papel, pois deixa de ser obrigatório a impressão do documento fiscal com todas as informações da venda. Outra economia é na aquisição de impressoras, não sendo necessário contar com uma impressora fiscal, o varejista tem a liberdade de contar com uma impressora comum para a impressão do DANFE-NFCe.

Liberdade para expansão de PDV’s: usando a NFCe, no momento de uma expansão no número de checkouts da loja não é necessário a autorização do FISCO, como é realizado com o ECF. Isso proporciona ao varejista a liberdade de investimentos sem tem que ficar preso ao processo da SEFAZ.

Acesso online: tanto para os consumidores, quanto para os varejistas, acessar as notas pela internet é uma vantagem enorme. A gestão, o controle financeiro e fiscal são os setores que mais ganham com esse benefício.

Software emissor de NFC-e

Para que não passe aperto no PDV é necessário que a empresa conte com um software emissor de NFC-e que atenda alguns requisitos:

Legislação: O software emissor de NFC-e precisa atender a legislação do estado. O FISCO é bastante rigoroso em relação às normas do PDV. Dessa forma, utilizar um software que não atenda a legislação, ocasiona multas e autuações para o estabelecimento.

Segurança: O software de gestão deve oferecer proteção, através de senhas e antivírus para o equipamento. Isto é, mesmo sendo um documento eletrônico, é aconselhável que as NFC-e’s fiquem armazenadas por 5 anos. Assim, é importante que o software emissor tenha capacidade de fazer o backup automático durante esse processo.

Estabilidade: Também deve-se analisar, na escolha do software emissor de NFC-e, a estabilidade e velocidade do sistema.

Simplicidade: Normalmente, o operador de caixa possui uma baixa especialização. Dessa forma, o ideal é adotar um software intuitivo e fácil de usar, um que não precise de um longo treinamento para a capacitação do pessoal.

Autonomia: Para que uma NFC-e seja emitida, é necessária a autorização da mesma pela SEFAZ. Porém, essa dependência faz com que as notas fiquem sujeitas ao processo de contingência, por exemplo.

O dia a dia no varejo é corrido. Dessa forma, você pode esquecer de enviar as notas até o prazo máximo. Isso acarreta em multas para o estabelecimento. Assim, um bom software emissor te auxilia nesse processo. Um software autônomo, não só operará em contingência, como também fará cópias das notas e avisará caso exista alguma pendência.